administradorO passo a passo para conduzir todos os preparativos até o grande dia!
Em uma assessoria completa diversos serviços podem ser oferecidos ou não para o casal, o objetivo no primeiro atendimento é identificar a necessidade do casal e ver qual a melhor forma de atender e superar as expectativas.
Atendimento inicial – Faça a reunião (presencial ou online) com o auxílio de um questionário ou formulário de atendimento – com ele você conseguirá identificar o perfil do casal e entender o que eles esperam para a cerimônia e a festa.
Orçamento – Eu com o meu know-how já consigo montar uma planilha de custos do casamento e pergunto se o casal tem em mente o quanto quer investir. Se você não tem ideia, estude a sua região, crie um casal fictício e peça orçamentos, assim você consegue entender melhor a realidade da sua região ou de um casal específico. Perguntou para o casal, respire fundo, independente da resposta: as vezes o casal fala um valor bem abaixo do que você espera ou fala que não tem ideia, e muitas vezes não tem mesmo ideia.
Minha sugestão mostre o custo médio de cada fornecedor para que assim vocês busquem adequar expectativa X realidade.
O seu valor – Estude sempre os casamentos que você já realizou. Como: some os valores de todos os serviços contratados, para que você consiga entender até mesmo a proporção dos valores empregados em cada segmento.
Veja qual porcentagem do valor total corresponde ao seu serviço. Minha sugestão seu valor estar sempre entre 5 a 10% do valor total do casamento.
Entenda que por mais que os clientes entendam de festas, o especialista e você. Busque orientar todos os momentos de acordo com a sua experiência e necessidade de cada casal ou cliente.
Festa é matemática – Tudo gera custo, e temos sempre: custos fixos e custos variáveis. Quanto mais você dominar isso, mais facilidade você terá para explicar os custos para os casais e facilitar o seu trabalho.
Custos fixos – São aqueles que não variam de acordo com o número de convidados. Exemplo: valor do vestido, valor do espaço da cerimônia, valor do coral (sim, ele muda de acordo com o número de integrantes, mas não de acordo com o número de convidados)
Custos variáveis – Todos aqueles que alteram de acordo com o número de convidados: buffet, convites, lembrancinhas, etc.
Lista de convidados – Após realizar a planilha, o próximo passo é verificar se os noivos já possuem uma lista de convidados, essa parte pode ser bem trabalhosa e estressante, mas sugiro sempre trabalhar essa parte com muita seriedade: mostrar como o número a mais de convidados pode ser turbulento: não caber os convidados no local, precisar locar tendas, toaletes, não ter chinelos para todos os convidados, custos extras não planejados, etc.
Perfil do casal – Cada casal tem um perfil, e através da reunião inicial conseguimos entender e traçar os próximos passos. Busque perguntar tudo que te ajude a entender se os noivos são mais tradicionais, modernos, se preferem praia, campo ou cidade.
Por onde começar – O que cotar e ver primeiro:
· local da recepção – todos os convidados ficarão sentados ou não
· local da cerimônia: será no mesmo local da festa, ou em locais separados
· banda (boas bandas só realizam um evento por data)
· foto e vídeo (se os noivos quiserem um trabalho autoral é importante dar prioridade para esse item)
· decoração
Vestido – Algumas noivas querem ver antes, tudo bem, o ideal é 8 meses antes, algumas lojas que trabalham com coleção estrangeira precisa de 6 meses para o vestido chegar.
Vestidos feitos sob medida precisam de 6 provas no mínimo, vestidos prontos normalmente são 3 ou 4 provas.
Na assessoria completa, o organizador pode ou não acompanhar os noivos em todas as etapas, depende do que foi combinado entre vocês. Se você se comprometer a acompanhar todas as reuniões lembre-se que em um casamento normalmente temos cerca de 10 fornecedores.
Fornecedores principais:
· Espaço e buffet (se forem juntos)
· Decoração
· Foto e vídeo (se forem juntos)
· Convites
· Vestido
· Traje do noivo
· Dia da noiva
· Carro
· Doces e bem casados (se for da mesma empresa)
· Dj ou banda
· Coral
Reuniões – Considerando o cenário acima: você cotará de 3 a 5 fornecedores (o mínimo juridicamente são 3 fornecedores) irá em 2 ou 3 reuniões, no fornecedor que os noivos gostarem vocês voltarão para fechar e depois terão no mínimo mais uma reunião após.
Então seguindo essa lógica eu calculo uma média de 5 reuniões por segmento a ser contratado, e uma média de 40 a 60 reuniões em uma assessoria completa. Por essa razão novamente falo que casamento é matemática.
Qual serviço oferecer – Quando os noivos entendem essa logística toda, valorizam melhor o investimento. Antes de passar o seu preço, tenha certeza que os noivos entenderam toda a complexidade do trabalho envolvido na realização de uma festa.
Entendam melhor as necessidades de cada cliente.
Acompanhar ou não? Cada região tem um costume, entenda o que é mais válido para você, até como diferencial competitivo.
Consultoria – Caso você opte por oferecer uma consultoria e acompanhar os noivos apenas nas reuniões de fechamento e de finalização, lembre sempre de agendar com os fornecedores, estabelecer os contatos. Não pense como um trabalho a mais, pense como uma forma de criar e estreitar laços com fornecedores e estabelecer parcerias. Neste caso a minha sugestão é que você realize uma reunião de alinhamento a cada 2 ou 3 meses com o casal para saber como anda o evento como um todo e planejar os próximos passos.
Variedade – Sempre recomende de 3 a 5 fornecedores, mínimo 3, ok! Assim você se respalda. Após análise do cliente, a minha sugestão é ver de 2 a no máximo 3 fornecedores de cada segmento.
E por mês ver no máximo 3 segmentos de fornecedores, mais que isso os noivos podem ficar confusos e não fechar nada.
Mais fornecedores? Conversar sempre de forma clara e direta é a melhor forma de economizar tempo e diminuir a busca excessiva por fornecedores.
Caso o cliente queira analisar apenas preço e não o custo X benefício talvez fique um pouco mais difícil você achar o fornecedor ideal para o casal, mas o objetivo é sempre jogar junto com o casal. Se o cliente já tiver indicações, ótimo, entre em contato e acrescente nas suas cotações e sempre busque referências (em grupos de assessores e no reclame aqui e google, além das redes sociais).
Co-responsável – Em uma assessoria completa, somos responsáveis pelas recomendações de fornecedores, por essa razão é necessário que você tenha cuidado ao recomendar um fornecedor, se você nunca trabalhou com ele, busque conversar com profissionais que já trabalharam.
Valor de mercado – Desconfie sempre dos valores mega em conta, não existe milagre, todos os serviços tem custo. Explique isso pro casal quando eles quiserem algo mirabolante. Sempre gosto de dar exemplos didáticos. Quando o casal acha caro o valor do buffet, dou o exemplo abaixo e explico: Não pagamos apenas pela comida, pagamos pelo serviço também, valor agregado. Explico a logística de todos os serviços. Os noivos muitas vezes não possuem idéia de como funciona.
Caro ou custoso? Quanto custa comer no McDonalds?
Quanto tempo demora?
Deixo o cliente responder!
Quanto custa comer no Outback (ou outro restaurante bacana)? Quanto tempo demora?
Quanto você acha que vale um buffet por 6 ou 8 horas?
Tempo de realização – O tempo ideal para uma assessoria completa é no mínimo 8 meses, já fiz sim em 3 meses, mas os noivos tem que ter consciência que será tudo bem mais corrido e que tudo tem que ser pago antes do casamento.